Il Decreto Legge n.185 del 2008, convertito in Legge il 28 gennaio 2009, stabilisce che i liberi professionisti iscritti ad Albi o elenchi, e le società iscritte al Registro delle Imprese devono obbligatoriamente dotarsi di un indirizzo di posta elettronica PEC – Posta Elettronica Certificata – entro il prossimo 31 dicembre 2011. La scadenza, originariamente prevista per il 29 Novembre, è stata prorogata a causa delle numerose segnalazioni dei gestori del sistema di posta elettronica certificata per l’impossibilità di fare fronte all’enorme mole di richieste di nuovi indirizzi di P.E.C. concentratasi in questi giorni. Il Ministero dello Sviluppo Economico con una circolare diffusa il 25.11.2011 n.224402, in considerazione delle oggettive difficoltà tecniche attualmente riscontrate per l’ottenimento e la comunicazione delle PEC al Registro delle Imprese delle Camere di Commercio, ha dato indicazione di considerare valido l’invio effettuato entro il 1° gennaio del 2012. Cos’è la PEC: La Posta Elettronica Certificata (PEC) è il sistema che consente di inviare e-mail con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno, come stabilito dalla vigente normativa. La PEC garantisce l’autenticità del messaggio inviato perché impedisce di apportare modifiche al contenuto dell’e-mail e degli eventuali allegati perché prevede l’ attestazione dell’orario esatto di spedizione.. Inoltre, è possibile richiedere una copia della ricevuta di spedizione o di ricezione, con lo stesso valore legale dell’originale, fino a 30 mesi dall’invio dell’e-mail perché la traccia informatica viene conservata in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi. E’ importante anche perché garantisce – in caso di contenzioso – l’opponibilità a terzi del messaggio. Come funziona: La PEC serve per inviare documenti importanti come ad esempio contratti, fatture, certificati, ecc.. Il messaggio è certificato perché non può essere alterato durante la trasmissione, inoltre c’è la privacy totale della comunicazione, avvenendo lo scambio dati in ambiente sicuro. Il mittente riceve sia una ricevuta di avvenuta spedizione, sia una di avvenuta consegna nel momento in cui il destinatario conferma di aver ricevuto la mail. La PEC garantisce al mittente la certezza dell’avvenuto recapito delle e-mail alla casella di Posta Certificata destinataria, con la spedizione di una ricevuta di consegna, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R (e con lo stesso valore legale); garantisce anche il destinatario da eventuali contestazioni in merito ad eventuali messaggi non ricevuti e dei quali il mittente sostiene l’avvenuto l’invio. Nel caso in cui un account PEC invii una mail a un utente non certificato questo riceverà il messaggio, che però non avrà valore di raccomandata con ricevuta di ritorno. Invece per un utente non certificato sarà impossibile inviare un messaggio a una casella PEC e, in caso d’invio, gli viene notificato l’errore di trasmissione.
Come ottenerla: Per attivare una casella di Posta Elettronica Certificata è necessario rivolgersi a uno dei gestori certificati iscritti in un apposito elenco pubblico consultabile tramite Internet all’indirizzo www.digitpa.gov.it e procedere con la registrazione del proprio indirizzo e-mail.
Le sanzioni: In effetti, la legge n.2 del 28/01/2009, non ha previsto forme sanzionatorie speciali per chi non comunica l’indirizzo PEC, entro il termine stabilito, al Registro delle Imprese. Viene applicata la norma generale in tema di “Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni o depositi“, contenuta all’art. 2630 del C.C, che prevede una sanzione amministrativa pecuniaria che varia da 206 euro a 2.065 euro a carico di chi omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese della Camera di Commercio.
A cura di Massimiliano Casto – Tributarista Consulente del lavoro