La gestione delle fatture elettroniche è un’attività che oggi si presenta molto diversa rispetto al passato, quando i documenti fiscali venivano creati e archiviati nel tradizionale formato cartaceo. Oggi per snellire le operazioni del reparto amministrativo, vero e proprio cuore pulsante di qualsiasi realtà aziendale, si fa normalmente ricorso a un software ad hoc che consente da un lato di eliminare l’errore umano e dall’altro di velocizzare – grazie a determinati automatismi – le diverse attività necessarie. Qualsiasi azienda dovrebbe dunque possedere un gestionale per le fatture elettroniche, in modo da alleggerire le incombenze relative all’intero procedimento di invio, ricezione e conservazione dei documenti fiscali digitali. Vediamo allora come sia possibile fare una fattura elettronica gratis, evitando in questo modo qualsiasi dispendio economico.
Creazione, invio e ricezione: step by step il processo di creazione
Per prima cosa sarà necessario fare mente locale sul fatto che l’emissione di una fattura elettronica gratis è un procedimento tutto sommato piuttosto semplice e intuitivo. Basterà navigare online alla ricerca dei migliori siti e gestori in grado di fornire il relativo servizio. Stiamo parlando di un documento che deve essere creato utilizzando il formato XML (acronimo di eXtensible Markup Language). Nel caso in cui non si utilizzasse tale formato o comunque si percorressero altre strade diverse da quella che prevede la centralità del Sistema di Interscambio in fatto di gestione del procedimento, quella stessa fattura potrebbe essere considerata solo e unicamente come ‘non emessa’.
Cosa bisogna fare prima di provvedere all’invio della fattura elettronica gratis al cliente (privato oppure azienda)? Occorre inserire i relativi dati, sia anagrafici che tecnici. Poi, una volta completata questa operazione e riempiti i vari campi, si potrà visualizzare un’anteprima detta anche ‘copia di cortesia’ in modo da scongiurare ogni possibile ed eventuale errore. Nel caso in cui si dovessero ravvedere delle inesattezze, sarà sufficiente tornare indietro di uno step ed effettuare la necessaria modifica. Ci penserà il Sistema di Interscambio a proteggere i dati sensibili evitando che finiscano nelle mani sbagliate. Importantissimo il livello di trasparenza e tracciabilità che diventa possibile ottenere con simili strumenti digitali.
I vantaggi offerti dalla fatturazione elettronica
Il fatto di aver introdotto uno strumento come la fatturazione elettronica ha consentito a moltissime realtà aziendali di snellire il procedimento di creazione e gestione di simili documenti. Ovviamente i tempi si riducono in maniera importante solo e unicamente nel caso in cui si scelga di utilizzare un gestionale per la fatturazione elettronica. L’utilizzo di simili strumenti, veri e propri assistenti tuttofare, consente di automatizzare molti processi e dunque di ottimizzare i tempi tecnici, consentendo di ripartire al meglio le risorse interne. Il supporto in fase di compilazione, peraltro, consente di mettere definitivamente al riparo dall’eventualità di un errore umano (che non si può mai cancellare altrimenti del tutto). Si tratta di un processo cruciale che viene automatizzato utilizzando le anagrafiche dei clienti inserite nel database. Si può inoltre effettuare il controllo e la verifica dei pagamenti da parte dei clienti.