Da quando è entrato in vigore l’obbligo della fatturazione elettronica, cioè dal primo gennaio 2019, le nostre aziende hanno dovuto fare i conti con un cambiamento a dir poco radicale nel modo di gestire il flusso delle fatture in entrata ed in uscita. Quel che è certo è che in tutti gli uffici amministrativi delle varie attività sono comparsi i programmi per la fatturazione elettronica. Ma cosa sono? Scopriamolo insieme.
Innanzitutto, dobbiamo sapere che un software di fatturazione elettronica non solo permette di gestire l’invio e la ricezione delle fatture digitali, ma anche di ottimizzare e controllare tutti i processi che sono legati alle fatture stesse. I migliori programmi di fatturazione elettronica, infatti, sono facilmente integrabili con gli altri programmi in dotazione nell’azienda in modo da semplificare e velocizzare l’intero ciclo produttivo amministrativo.
Altro punto fondamentale da conoscere riguarda la trasmissione delle fatture digitali. Queste devono essere compilate in formato XML e devono contenere una serie di informazioni minime obbligatorie, oltre ad essere sottoscritte con firma digitale prima di essere spedite attraverso lo Sdi, il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
I software di fatturazione elettronica, tra i vari vantaggi, assicurano un risparmio in termini di tempo e di denaro. Per compilare la fattura, infatti, basteranno pochi click in modo da inserire i dati del destinatario della stessa attraverso l’anagrafica clienti, i prodotti ed i servizi da fatturare e tutti gli altri campi del documento. Grazie ad un sistema di notifiche e di alert, inoltre, è possibile conoscere in tempo reale a che punto del processo di trasmissione si trova la fattura elettronica appena inviata allo Sdi.
Per quanto riguarda la ricezione, invece, i programmi fatturazione elettronica consentono di acquisire i file in XML direttamente nel proprio sistema contabile, generando così il movimento di prima nota. Non solo il tempo, con i programmi di fatturazione elettronica si risparmiano anche molti soldi. Questo perché si azzerano i costi per la stampa e la spedizione della fattura tradizionale.
Uno dei temi più cari nel mondo di internet riguarda la sicurezza. In questo campo le fatture elettroniche riescono ad essere molto sicure in quanto vengono protette da sistemi di backup automatici che sono capaci di mettere in sicurezza i documenti non solo da attacchi hacker, ma anche da errori umani involontari. Tutti conosciamo l’importanza di salvaguardare i dati contenuti nella fattura elettronica, dati sensibili che possono creare danni nel caso in cui dovessero arrivare nelle mani sbagliate.
Come accadeva con la fattura cartacea, anche la fattura elettronica viene conservata. Ovviamente in modo diverso, attraverso un servizio di conservazione in formato digitale. La legge prevede un obbligo di almeno dieci anni e, grazie a questa funzionalità, sarà molto più semplice consultare i dati e le fatture, sia nelle verifiche interne sia in caso di controlli fiscali.
In ultima analisi i programmi di fatturazione elettronica risultano essere molto utili anche in termini di tempestività in quanto le fatture elettroniche sono immediatamente accessibili nello scadenzario e possono essere inserite automaticamente nel controllo di gestione.