Un software gestionale è un programma informatico in grado di gestire uno o più processi aziendali attraverso pratiche automatizzate. Esistono diverse tipologie di software gestionali, adatti per la gestione del magazzino, della contabilità, per le prenotazioni e tanti altre tipologie.
Un gestionale può gestire le operazioni basilari di un’azienda o può comprendere molte funzionalità che gestiscono differenti processi aziendali come, ad esempio, gestione del magazzino e analisi dell’andamento produttivo.
Dopo l’introduzione della fattura elettronica per i titolari di partita Iva, molte aziende hanno integrato funzionalità aggiuntive che permettono di creare, inviare e conservare le fatture elettroniche. Tanti, invece, sono i programmi nati esclusivamente per la gestione dell’e-fattura e prendono il nome di gestionale di fatturazione elettronica.
Come funziona un software gestionale per la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento digitale realizzato attraverso un formato standard uguale per tutti, il formato XML. Questo formato è visibile e utilizzabile da tutti i sistemi operativi e segue uno speciale iter che si avvia dal software gestionale e arriva al destinatario, passando per il sistema informatico dell’Agenzia delle Entrate, il Sistema di Interscambio.
Questo sistema provvede a verificare la correttezza della fattura e ad inviarla al corretto destinatario.
Un gestionale di fatturazione elettronica deve essere conforme alle direttive dell’AdE per poter conservare i dati delle fatture.
Un’azienda deve poter realizzare delle schede clienti, schede fornitori e schede prodotto che permettono di salvare i dati anagrafici di questi ultimi e riportarli con pochi clic sulla fatture.
Salvare i prodotti sul software facilita la realizzazione della fattura elettronica: ogni prodotto o servizio deve essere salvato e identificato con un codice, riportando questo codice sulla fattura si può ottenere la descrizione del prodotto e/o servizio e si potrà visualizzare direttamente il costo.
Il software gestionale di fatturazione elettronica ideale deve offrire alle aziende la possibilità di:
- creare le fatture elettroniche con i dati registrati sulla piattaforma;
- inserire schede relative a clienti, fornitori e prodotti;
- inviare al Sistema di Interscambio le fatture e seguire il processo di invio;
- ricevere direttamente le fatture sulla propria piattaforma;
- conservare le fatture elettroniche in totale sicurezza per almeno 10 anni;
- creare una prima nota;
- accesso multiplo;
- inserire le modalità di pagamento;
Vantaggi di un software fattura elettronica
Un software per la fatturazione elettronica offre alle imprese una serie di vantaggi che software gratuiti o i servizi dell’Agenzia delle Entrate non possono offrire come, ad esempio:
- Sicurezza
I software gestionali per la fatturazione elettronica sono autorizzati dallo Stato e collegati al Sistema di Interscambio, eventuali errori evidenziati dal sistema di interscambio sono visualizzati direttamente sul software. Tutti i dati inseriti all’interno dei software gestionali devono essere necessariamente protetti da protocolli di sicurezza.
- Assistenza
I produttori dei gestionali per la fattura elettronica offrono alle aziende un servizio di assistenza completo, veloce ed efficace.
- Spazio ICloud
Molti software per la fattura elettronica includono nel costo uno spazio ICloud, che permette di archiviare in totale sicurezza le fatture su uno spazio di archiviazione online. I documenti possono essere aperti e visualizzati anche da altri dispositivi autorizzati.
