Così come le “vecchie” fatture cartacee, anche le fatture elettroniche devono essere oggetto di conservazione e, contrariamente a quanto molti pensano, non è sufficiente conservare il file pdf della copia di cortesia della fatturazione elettronica per potersi assicurare il corretto assolvimento degli obblighi di legge.
Il miglior modo per poter soddisfare le previsioni normative è quello di avvalersi di un buon software per la conservazione sostitutiva della fattura elettronica, che possa permettere di rispettare regole e obblighi previsti per la conservazione sostitutiva, evitando di incappare in spiacevoli malintesi.
Fatturazione elettronica, un vantaggio per tutti
Dopo aver fatto irruzione nel nostro ordinamento, generando un po’ di smarrimento tra gli operatori, è divenuto oggi chiaro che la fatturazione elettronica rappresenta un vantaggio per tutti, aziende e liberi professionisti inclusi. Può infatti facilitare il disbrigo di una parte del lavoro di contabilità, può ridurre i costi della carta, può velocizzare i tempi e… tanto altro.
In tal senso, anche la conservazione sostitutiva può replicare i vantaggi di cui sopra: il passaggio delle fatture cartacee a quelle digitali si rivela utile anche perché non ci sarà più bisogno di archiviare polverose risme di carta negli scaffali, sostituite invece da più pratici e discreti sistemi di conservazione elettronica.
Cosa prevede la legge
Nel dettaglio, la legge prevede che sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica sia obbligato a conservarla elettronicamente. Attenzione, però: come abbiamo in parte già rammentato, la conservazione sostitutiva non è da intendersi come il salvataggio del file della fattura sul proprio personal computer.
Occorre invece rispettare le norme del codice dell’amministrazione digitale, salvando le proprie fatture elettroniche in un modo tale che possa garantire un facile accesso ai file, anche se il proprio pc è smarrito, sottratto o distrutto.
Ebbene, in tale ambito normativo, ogni soggetto obbligato alla fattura elettronica ha due diversi modi di agire: la possibilità di rivolgersi a operatori privati certificati, che metteranno a disposizione appositi software professionali, oppure ricorrere al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate.
Opinioni
Delle due soluzioni di cui sopra, non c’è necessariamente un “vincitore”. Una cosa è però certa: l’imprenditore o il libero professionista titolare di partita IVA che desidera ottenere servizi aggiuntivi dalla propria contabilità e dalla gestione delle proprie fatture elettroniche, probabilmente troverà maggiore soddisfazione nel ricorrere a software avanzati di gestione di tali documenti, studiati appositamente per quegli operatori che hanno l’esigenza di tenere sempre sotto controllo i processi di elaborazione delle fatture.
Ricorrere ai servizi degli operatori certificati privati è inoltre sempre più conveniente. Sebbene sia vero che il servizio dell’Agenzia delle Entrate è limitato, è altresì vero che quello messo a disposizione privatamente ha un costo talmente contenuto da risultare estremamente vantaggioso se, sull’altro piatto della bilancia, si ha la consapevolezza di osservare con particolare attenzione la ricca gamma di servizi, funzionalità e opzioni aggiuntive rese a disposizione in bundle.
Insomma, una scelta di sicura soddisfazione per l’imprenditore e il professionista moderno, che desideri ottenere solo il meglio da questa nuova modalità di gestione delle fatture.
